遺族との打合せを十分に

ここでは友人主催のお別れ会を中心に例をあげますが、遺族が主催する場合にも共通します。
「家族葬をすませた」というAさんの死亡通知が届き、Aさんと親しかった友人の間で「皆でお別れ会をしよう」という話が出ました。

①遺族の了承を得る 遺族の臨むお別れ会でなければ、Aさんの遺志が生かされません。
幹事は遺肢としっかり連絡をとり合い、遺族の意向をくんだ会にすることを約束しました。

②日時を決める 四十九日の納骨の日に合わせることに決定。

③会場を決める 折よく友人が勤める生花店から、お別れ会にふさわしいホテルを紹介できるという情報が。
ホームページで調べて電話をしました。

④第1回打ち合わせ 趣旨と希望を述べ、会場を見てまわりました。
人数や会の趣旨から、円卓着席型を選び、料理などをパンフレットで見て、見積書を依頼しました。

⑤翌日メールで見積書が届く 適切な見積もり内容でこちらの意向と合致したので、幹事で相談して決定の電話を人れました。遺族にも連絡。
会費制にし、遺族は招待することに決定しました。

⑥案内状の文面を決め、メールでホテルに送る。文章は幹事の雑誌記者に依頼

⑦だれに呼びかけるか、幹事と遺族が人選して、名簿を作成

⑧ホテルから案内状の見本がメールで届き、確認して送り返す 同時に名簿も送付。
案内状は宛名がきもすべてホテルでして、発送してくれます。

2週間前から当時まで

⑨2週間前の打ち合わせ(メールで) ・○○市民交響楽団団員の△△さんがバイオリン献奏を申し出てくれ、担当者に連絡 ・最後に全員で歌う散の歌詞カードを依頼 ・メモリアルコーナーに飾るものなどの打合せ 遺族に連絡し、好きな音楽や愛用の品々を用意してくれるよう頼みました。

⑩8日前の第2回打ち合わせ ・祭出のデザイン ・当日の演出(献花、献灯など) ・メモリアルコーナーの展示品

⑪7日前、メールで出席者数、料理、席次などをホテルに連絡。
幹事の打ち合わせも行う ・幹事の○○さんを礼会者に立てる ・お別れの言葉をだれに話してもらうか決める ・会費制なので、受付係を3人決める

⑫前日、ホテルの担当者と電話で、最終確認

⑬お別れ会当日 記事:パソコン利用で準備も早い パソコンを利用することで、打ち合わせに出かけていく手問、が少なくてすみます。
会場側ともメールによる文書の交換なので、聞いた、聞かないのトラブルがなく、連絡も確実です。
幹事聞の連絡も、密に確実に進めることができます。